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Una de las operaciones más comunes es copiar una fórmula. Por ejemplo, en la imagen que se presenta abajo tenemos una de las tareas más habituales: una tabla con diferentes resultados, y tenemos que hacer la misma operación (como una multiplicación), fila a fila. En este caso, el tirador que hay en la esquina inferior derecha de la celda nos facilita las cosas. En el ejemplo de la foto, queremos calcular el total de las ventas para cada producto. Para el primer producto, en la celda D3 escribiríamos =B3*C3 y nos daría en este caso las ventas totales de tornillos. Si ahora utilizamos el tirador de la esquina inferior derecha y arrastramos hasta la celda D8, nos hará respectivamente las multiplicaciones =B4*C4, =B5*C5

¿Cómo? ¿Cómo ha sabido Excel que queríamos multiplicar los demás elementos? ¿Por qué no ha copiado el resultado de la celda D3? La respuesta no tiene ningún misterio y es muy sencilla: por el tipo de referencias que hemos hecho a las celdas en la operación.

En Excel hacer una referencia a otra celda quiere decir “referirse a ella en la fórmula”. En otras palabras: según el ejemplo, nosotros no escribimos en la celda D3, =0,10*12, porque si tenemos que cambiar la cantidad de tornillos vendidos, tendríamos que volver a modificar la fórmula. En su lugar, decimos que multiplique lo que hay en esta celda por lo que hay en esta otra. Esto es una referencia.

Las referencias

Hay dos tipos de referencia: referencias absolutas y referencias relativas.

  • Cuando en el ejemplo al utilizar el tirador e insertar la función en el resto de las celdas, ha cambiado las referencias en el resto de las celdas es porque hemos utilizado referencias relativas. En realidad, cuando usamos una referencia relativa, no le decimos a Excel “multiplica lo que hay en la celda B3”, sino que le estamos diciendo “multiplica lo que tienes dos celdas a tu izquierda”. Por eso, cuando hemos arrastrado hacia abajo, Excel ha usado para cada celda, los valores que tenía a su izquierda.
  • Sin embargo, es posible utilizar referencias absolutas. En este caso, sí que le estaremos diciendo “introduce lo que hay en la celda B3”. Si utilizamos el tirador para copiar la fórmula, Excel no moverá su referencia, sino que seguirá utilizando la celda B3 en su operación. Si en este ejemplo hubiéramos usado referencias absolutas en lugar de referencias relativas, al arrastrar la fórmula hubiera seguido manteniendo los valores B3 y C3 en la fórmula en lugar de incrementarlos, por lo que, efectivamente, hubiera copiado el valor. Para introducir una referencia absoluta en lugar de una relativa hay que escribir un símbolo de dólar delante, por ejemplo, $B$3.

Por si acaso no ha quedado este concepto muy claro, vamos a ver un ejemplo muy visual que explica a la perfección el funcionamiento de las referencias. Supongamos los siguientes datos en el rango de celdas A1:B7.

Ahora nos situamos en la celda D1 y escribimos =A1. El resultado de la fórmula será Lunes. Utiliza ahora el tirador para arrastrar esta fórmula hasta D7. Con el rango D1:D7 seleccionado, usa ahora el tirador y arrastra hasta la celda E7. Habrás creado un rango D1:E7 que verás que tiene exactamente los mismos elementos que los de la parte de la izquierda.

Como ves en la fórmula que hemos usado, =A1, la ausencia de símbolos de dólar quiere decir que hacemos una referencia relativa. Por lo que si copiamos la fórmula a otras celdas, se moverá también la referencia. Utiliza la barra de fórmulas para ver en el nuevo rango cómo la referencia va cambiando en función de la celda que examines: =A1, =A2, =A3… En esto consiste la referencia relativa: “lo que haya en la celda que tienes tres columnas a la izquierda”.

Ahora sitúate en la celda G1 y escribe =$A$1. Repite la misma operación que has hecho antes: utilizando el tirador crea un rango G1:H7 (recuerda que tienes que usar el tirador dos veces, uno verticalmente y otro horizontalmente). Puedes ver que ha copiado “Lunes” en todas las celdas. Como hemos usado los símbolos de dólar, la referencia es absoluta, y Excel copia lo que haya en la celda A1, con independencia plena de cómo muevas las celdas.

¿Es posible mezclar referencias absolutas y referencias relativas? Naturalmente que es posible. Sitúate en la celda D9 y escribe en la fórmula =$A1. Utilizando el símbolo de dólar junto a la letra quiere decir que la referencia a la columna es absoluta, pero, cuidado, no respecto a la fila. Crea el rango D9:E15 con el tirador y verás cómo se cumple que la referencia a la columna es absoluta, siempre se refiere a la A, a diferencia de la fila, que cambia según cómo lo muevas.

Si repites la operación en la celda G9 escribiendo =A$1, verás cómo también puede ser independiente respecto a la fila. En este caso, siempre se refiere a la fila 1, pero según cómo movamos la columna será una referencia a una o a otra.

Para cambiar rápidamente entre el tipo de referencia puedes usar la tecla F4. Por ejemplo, si cuando escribes una fórmula haces clic en una celda, pondrá la dirección de la celda en tu fórmula, por ejemplo, si haces clic en B3 escribirá en la fórmula B3. Pulsando F4 cambiarás entre B3, $B$3, B$3 y $B3.

Conclusión

Distinguir bien entre las referencias absolutas y las referencias relativas te ayudará a ser más eficiente a la hora de realizar las hojas de cálculo. Si has intentado previamente hacer un cálculo con rangos y te molestaba que Excel cambiara los valores de la fórmula, ahora comprenderás la explicación a este fallo. Como último ejemplo que muestra la utilidad de las referencias absolutas y relativas, la siguiente hoja hace para cada día una suma desde el primer día (referencia absoluta al primer valor) hasta el día actual (referencia relativa hacia el valor de la misma fila). La función aparece en la barra de fórmulas.

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